Términos y Condiciones Generales de Servicios

THEGOODMAN S.A.S. — NIT 901698833-2 — Bogotá D.C., República de Colombia — contacto@goodman.com.co

Documento único y autocontenido aplicable a todas las verticales de negocio de Goodman. Constituye el marco contractual de la prestación de servicios y rige de manera conjunta con la cotización, orden de venta y/o factura aceptada por el Cliente.

Aceptación. Al aprobar una cotización, firmar una orden de venta, realizar un pago o iniciar el uso de los servicios de Goodman, el Cliente declara haber leído, comprendido y aceptado estos Términos y Condiciones en su integridad. Las condiciones particulares de cada vertical (Parte II) complementan y prevalecen sobre las generales (Parte I) únicamente en lo que sea específico de la vertical contratada.

Parte I — Disposiciones Generales

1. Partes

1.1. El Contratista — Goodman. THEGOODMAN S.A.S., sociedad comercial constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901698833-2, con domicilio principal en Bogotá D.C., quien actúa por conducto de su representante legal, y que en adelante se denominará “GOODMAN” o el “CONTRATISTA”.

1.2. El Contratante — El Cliente. La persona natural o jurídica que contrata cualquiera de los servicios de Goodman, identificada con los datos consignados en la cotización, orden de venta o factura correspondiente, y que en adelante se denominará el “CLIENTE” o el “CONTRATANTE”. GOODMAN y el CLIENTE podrán denominarse conjuntamente las “Partes”.

2. Declaraciones

Declara GOODMAN que: (a) es una empresa colombiana dedicada a la prestación de un ecosistema integral de servicios profesionales alrededor de Odoo, que incluye implementación de software, servicios financieros y contables, inteligencia artificial, crecimiento comercial y desarrollo de talento; (b) cuenta con metodología, herramientas y personal idóneo para ejecutar los servicios bajo un esquema de tareas y entregables; y (c) opera un sistema de gestión de tareas, comunicación y aprobaciones mediante la plataforma web www.goodman.com.co.

Declara el CLIENTE que: (a) requiere la prestación de los servicios descritos en la vertical o verticales contratadas; (b) comprende y acepta que los servicios ejecutados por horas se contratan bajo el esquema de horas vendidas y no como obligación de resultado total e ilimitado; y (c) se obliga a usar los canales oficiales y a aprobar o solicitar cambios de entregables conforme al procedimiento pactado.

3. Definiciones

4. Objeto del Contrato y ecosistema de servicios

Por medio de estos Términos, el CLIENTE contrata a GOODMAN, y GOODMAN acepta prestar, los servicios profesionales correspondientes a la(s) vertical(es) seleccionada(s), que pueden incluir: (a) gestión de proyecto bajo metodología de tareas; (b) ejecución de tareas por un número determinado de Horas Vendidas; (c) entrega de entregables asociados a las tareas; y (d) coordinación mediante el equipo mínimo asignado por GOODMAN. Las condiciones específicas de cada vertical se detallan en la Parte II.

5. Naturaleza del servicio: horas vendidas y gestión, no obligación de resultado ilimitado

5.1. Para los servicios prestados por horas, la contratación se realiza bajo el modelo de Horas Vendidas: (a) GOODMAN se obliga a ejecutar el número de horas adquiridas; (b) el alcance se materializa mediante tareas y entregables gestionados dentro de dicho número de horas; y (c) el pago del CLIENTE no corresponde a una obligación ilimitada de “todo lo necesario para considerar entregado el proyecto”, sino a la prestación profesional equivalente a las Horas Vendidas.

5.2. Exclusión de alcance abierto. El CLIENTE no podrá exigir, sin adquirir horas adicionales, la ejecución de tareas, ajustes o desarrollos que excedan las Horas Vendidas adquiridas, el grupo de tareas creadas para consumirlas, y/o las reorganizaciones razonables permitidas conforme a este documento.

6. Estructura del proyecto y tareas iniciales

6.1. Confirmada la compra de Horas Vendidas, GOODMAN creará en la Plataforma un grupo de tareas iniciales cuya suma de duración estimada corresponda al total de horas adquiridas. 6.2. La duración de cada tarea es una estimación basada en experiencia y alcance definido al crearla, y la suma del grupo inicial constituye el marco operativo del Proyecto. 6.3. Las solicitudes del CLIENTE deberán registrarse como tareas en la Plataforma, siendo este el único mecanismo válido para iniciar trabajo, priorizar, dejar evidencia, solicitar cambios de entregables y acordar ajustes.

7. Garantía por tarea y asunción del riesgo de mayor duración

7.1. GOODMAN garantiza que cada tarea contará con su entregable correspondiente; el servicio se considera cumplido cuando el entregable se carga y se aprueba conforme al procedimiento de este documento. 7.2. GOODMAN asume el riesgo de que una tarea individual tome más tiempo del estimado, sin costo adicional para el CLIENTE, siempre que la tarea mantenga el alcance definido al crearla, no existan cambios sustanciales imputables al CLIENTE y no se trate de una nueva necesidad o funcionalidad no prevista. 7.3. La garantía aplica a la entrega del entregable de cada tarea, pero no constituye garantía de finalización ilimitada del Proyecto ni cobertura de alcance adicional no contemplado.

8. Reorganización de horas, alcance adicional y horas adicionales

8.1. Si el contexto del Proyecto evidencia la necesidad de crear tareas adicionales, dividir tareas o ajustar prioridades, GOODMAN podrá, de común acuerdo con el CLIENTE, reorganizar las horas disponibles y redistribuir el grupo de tareas, sin que ello incremente automáticamente el total de Horas Vendidas ni obligue a GOODMAN a prestar horas adicionales sin remuneración. 8.2. Si el Proyecto requiere más tiempo que las Horas Vendidas, el CLIENTE se obliga a pagar las horas adicionales necesarias. 8.3. GOODMAN informará al CLIENTE con la debida anticipación, mediante registro en la Plataforma complementado por correo, cuando las Horas Vendidas se estén agotando o se requieran tareas que excedan el grupo inicial. 8.4. GOODMAN no estará obligado a ejecutar horas adicionales sin aceptación expresa del CLIENTE (orden de venta, correo o confirmación formal equivalente) y compromiso de pago conforme a la tarifa aplicable.

9. Equipo asignado y responsabilidades

GOODMAN asignará, como mínimo, un Project Manager y un Implementador/Contador, según la vertical. El Project Manager coordina el plan de trabajo, administra prioridades, gestiona reuniones de seguimiento, documenta decisiones en la Plataforma y alerta riesgos y bloqueos. El Implementador/Contador ejecuta las tareas asignadas, carga entregables con su documentación, responde comentarios y realiza ajustes dentro del alcance.

10. Forma de trabajo y reuniones

Durante el primer mes del Proyecto las reuniones serán semanales; a partir del segundo mes serán quincenales, salvo que la vertical contratada disponga otra cadencia. Las decisiones operativas serán válidas cuando se documenten en la Plataforma o por correo electrónico.

11. Canales de comunicación

• Plataforma web (canal principal y obligatorio): tareas, historial de comunicación, entregables, aprobaciones y solicitud de cambios.
• WhatsApp (operativo): comunicaciones cotidianas. No constituye canal formal para cambios de alcance ni aprobación de entregables.
• Correo electrónico (formal): cotización, orden de venta, facturación y estructura del proyecto.

12. Entregables, aprobación y cambios

Cada entregable incluirá, como mínimo, los comentarios del implementador y un video explicativo. El CLIENTE aprobará los entregables exclusivamente por la Plataforma y dispondrá de ocho (8) días calendario desde la notificación de carga para dar su ok o solicitar cambios por la Plataforma. Vencido dicho plazo sin ok ni solicitud de cambios, el entregable se entenderá aprobado tácitamente.

13. Servicio de tickets (horas de soporte y consultoría)

13.1. Ámbito y tiempo de servicio. Este numeral aplica cuando el CLIENTE contrata horas de soporte o de consultoría. La atención se presta mediante tickets y el tiempo de servicio se consume del paquete de horas contratado conforme al modelo de Horas Vendidas (numeral 5): todo el tiempo dedicado a la atención del ticket —análisis, diagnóstico, solicitud y revisión de información, propuesta de solución, ejecución, pruebas y paso a producción— constituye tiempo de servicio y se descuenta de las horas contratadas.

13.2. Paso a paso para crear un ticket. (a) Ingresar a www.goodman.com.co e iniciar sesión con su usuario; (b) entrar a la sección Ayuda (Helpdesk); (c) crear el ticket diligenciando asunto, descripción detallada del caso, pasos para reproducirlo y los adjuntos o capturas pertinentes; (d) enviar el ticket y conservar su número; y (e) realizar el seguimiento y toda la comunicación del caso exclusivamente a través del chatter del ticket.

13.3. Flujo de atención. (a) GOODMAN responde el ticket solicitando primero la información adicional que se requiera, si aplica; (b) con la información completa, GOODMAN envía al CLIENTE una propuesta de solución junto con el total estimado de horas a consumir; (c) el CLIENTE debe aprobar la solución planteada, rechazarla o solicitar cambios a través del chatter del ticket; y (d) la ejecución solo inicia con la aprobación del CLIENTE, y las horas aprobadas se descuentan del paquete conforme al numeral 13.1.

13.4. Ejecución de la solución. Cuando la solución consista en instrucciones, estas se responden directamente en el ticket. Cuando la solución requiera intervenir la base de datos del CLIENTE, la intervención se realiza primero sobre la base de datos de pruebas; ejecutado el cambio, GOODMAN envía al CLIENTE, en el mismo ticket, la base de datos de pruebas junto con un texto que explica lo realizado.

13.4.1. Solicitud de cambios. A partir del mensaje de GOODMAN en el ticket (numeral 13.4), el CLIENTE dispone de ocho (8) días calendario para solicitar cambios o impartir su aprobación por el chatter del ticket. Vencido dicho plazo sin solicitud de cambios ni objeción, la solución se entenderá aprobada.

13.5. Paso a producción. Revisada la base de datos de pruebas, el CLIENTE debe aprobar por el chatter del ticket el paso a producción e indicar la hora en la que prefiere que este se realice. GOODMAN ejecutará el paso a producción en la ventana indicada o, si no fuere viable, coordinará con el CLIENTE la ventana disponible más próxima.

13.6. Tiempos de respuesta y resolución (SLA). Los tiempos de primera respuesta y de resolución de los tickets se rigen por las políticas de SLA configuradas en la aplicación de tickets (Helpdesk) de Odoo de GOODMAN, según la prioridad y la etapa de cada ticket. Los plazos se entienden pausados mientras el ticket esté pendiente de información, aprobación o respuesta del CLIENTE, y los tiempos de resolución dependen de la complejidad del caso y de la oportunidad de dichas respuestas y aprobaciones.

13. Facturación y pagos

13.1. El CLIENTE pagará el cincuenta por ciento (50%) del valor total del Proyecto antes de iniciar, como condición para la apertura del centro de costo, la asignación del implementador y el inicio de la ejecución. 13.2. Cuando exista suscripción, la factura se emitirá al inicio de cada mes y podrá pagarse hasta el último día hábil del mes. 13.3. El valor depende de la Tarifa Hora definida por GOODMAN, de la cantidad de Horas Vendidas y del perfil del recurso requerido, y podrá variar conforme a las políticas internas de GOODMAN, lo cual se reflejará en la cotización u orden de venta aplicable.

14. Ajuste automático anual de tarifas (IPC + X%)

La Tarifa Hora aplicable a nuevos periodos, renovaciones o servicios continuados se ajustará automáticamente al final de cada año calendario conforme a la fórmula Tarifa Ajustada = Tarifa Vigente × (1 + IPC + x%), donde el IPC corresponde al Índice de Precios al Consumidor de Colombia publicado por la autoridad competente y x% es un componente adicional definido por GOODMAN según el contexto macroeconómico, la disponibilidad y costo de recursos, las condiciones del mercado y sus políticas internas. GOODMAN notificará el ajuste por correo o por publicación en su documentación comercial, y el CLIENTE acepta que será exigible sin necesidad de otrosí.

15. Mora y suspensión

GOODMAN podrá suspender la ejecución de tareas ante mora en los pagos. Durante la suspensión: (a) los plazos se entienden pausados; (b) GOODMAN no será responsable por retrasos; y (c) el CLIENTE seguirá obligado al pago de lo causado.

17. Confidencialidad, no divulgación (NDA) y tratamiento de datos

17.1. Alcance y función de NDA. Esta cláusula constituye, por sí misma, un acuerdo de confidencialidad y no divulgación (NDA) que rige toda relación entre GOODMAN y el CLIENTE —precontractual, contractual y poscontractual—, sin necesidad de suscribir un documento separado. Aplica a toda información técnica, comercial, financiera, contable, operativa, tributaria, de clientes, de datos personales, credenciales, documentación y entregables a la que cualquiera de las Partes acceda con ocasión de la relación (la "Información Confidencial").

17.2. Obligaciones. Cada Parte se obliga a: (a) usar la Información Confidencial únicamente para ejecutar y recibir los servicios; (b) no divulgarla a terceros sin autorización escrita, salvo a su personal o aliados que la requieran y estén sujetos a deberes equivalentes de confidencialidad; (c) protegerla con medidas razonables de seguridad técnica y organizativa; y (d) no usarla en beneficio propio o de terceros para fines distintos a los del servicio.

17.3. Vigencia. Estas obligaciones rigen durante toda la relación y por cinco (5) años posteriores a su terminación. La información que constituya secreto empresarial conservará su protección mientras mantenga tal carácter conforme a la ley.

17.4. Tratamiento controlado de datos personales. Cuando el servicio implique el tratamiento de datos personales, GOODMAN actuará como encargado del tratamiento por cuenta del CLIENTE (responsable), conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes: tratará los datos solo para las finalidades del servicio y según las instrucciones del CLIENTE, aplicará medidas de seguridad, mantendrá la confidencialidad, no los cederá a terceros no autorizados y los devolverá o suprimirá al terminar la relación, salvo deber legal de conservación.

17.5. Excepciones. No constituye Información Confidencial la que sea o llegue a ser pública sin culpa de la Parte receptora, la que ya se poseía legítimamente con anterioridad, o la que deba revelarse por orden de autoridad competente, caso en el cual la Parte requerida lo informará a la otra cuando sea legalmente posible.

17.6. Sin cláusula penal. El incumplimiento de esta cláusula no genera cláusula penal, multa ni suma preestablecida alguna; faculta a la Parte afectada para exigir el cese inmediato de la conducta y la indemnización de los perjuicios efectivamente causados y debidamente demostrados, conforme a las reglas generales de responsabilidad.

17.7. Independencia y subsistencia. Esta cláusula es autónoma, subsiste a la terminación del Contrato y opera con independencia de cualquier acuerdo de confidencialidad (NDA) específico adicional que las Partes decidan suscribir.

17. Propiedad intelectual

GOODMAN conserva la propiedad sobre metodologías, plantillas, agentes, flujos de trabajo y know-how preexistente. El CLIENTE adquiere el derecho de uso interno de los entregables pagados y aprobados, sin derecho a reventa ni sublicencia.

18. Limitación de responsabilidad

GOODMAN no responde por daños indirectos ni lucro cesante. La responsabilidad máxima de GOODMAN se limita al valor efectivamente pagado por el CLIENTE por las Horas Vendidas o por la mensualidad en ejecución, conforme a las facturas emitidas y pagadas.

19. No captación de talento, prohibición de contratación directa y fee de reclutamiento

19.1. Se entiende por “Personal de Goodman” cualquier persona natural que, durante la vigencia del Contrato o con ocasión de la ejecución del Proyecto, preste servicios para GOODMAN (empleado, contratista, subcontratista, aliado, consultor o proveedor), incluyendo sin limitarse a Project Managers, Implementadores/Contadores, personal técnico y administrativo. 19.2. El CLIENTE se obliga a no captar, solicitar, inducir, contratar o vincular directa o indirectamente, por cualquier modalidad y por sí o a través de terceros o sociedades relacionadas, a cualquier miembro del Personal de Goodman que haya participado o tenido contacto con el Proyecto, durante la vigencia del Contrato y por un periodo adicional de doce (12) meses contados desde su terminación. 19.3. Ante el incumplimiento, el CLIENTE pagará a GOODMAN, a título de fee de reclutamiento de talento, según el seniority del recurso vinculado: Junior, diez (10) SMMLV; Semi-senior/Mid, quince (15) SMMLV; Senior/Especialista/Líder, veinte (20) SMMLV. 19.4. El fee será exigible de pleno derecho desde el perfeccionamiento de la vinculación y deberá pagarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación escrita de GOODMAN; en mora se causarán intereses a la tasa máxima legal. El fee no limita el derecho de GOODMAN a reclamar perjuicios adicionales demostrables y no aplicará únicamente cuando GOODMAN autorice la vinculación de manera expresa, previa y por escrito.

20. Terminación

Cualquiera de las Partes podrá terminar el Contrato por incumplimiento no subsanado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación escrita. En caso de terminación, el CLIENTE pagará lo ejecutado y GOODMAN entregará el estado del Proyecto en la Plataforma.

21. Solución de controversias

Las controversias se resolverán mediante: (a) arreglo directo; (b) conciliación en centro autorizado en Bogotá D.C.; y (c) en su defecto, la jurisdicción ordinaria colombiana.

22. Ley aplicable y jurisdicción

Ley aplicable: República de Colombia. Jurisdicción: jueces de Bogotá D.C.

23. Independencia laboral

Este Contrato no genera relación laboral ni subordinación. El personal de GOODMAN no será considerado trabajador del CLIENTE.

24. Notificaciones

GOODMAN: contacto@goodman.com.co. CLIENTE: la dirección de correo registrada en la cotización u orden de venta.

25. Integridad y modificaciones

Este documento reemplaza los acuerdos previos sobre la misma materia. Toda modificación deberá constar por escrito y registrarse formalmente. GOODMAN podrá actualizar estos Términos y Condiciones publicándolos en su sitio web; la versión vigente al momento de cada cotización u orden de venta será la aplicable.

Parte II — Condiciones particulares por vertical

Las siguientes condiciones aplican exclusivamente a la vertical contratada y complementan las disposiciones generales de la Parte I.

A. Implementación Odoo (Software)

Proyectos de implementación de Odoo y paquetes de horas de soporte.

A.1. Servicios incluidos: proyectos de implementación (parametrización, configuración y puesta en marcha de Odoo y sus módulos, ejecutados por Horas Vendidas bajo metodología de tareas y entregables) y horas de soporte (paquetes de horas para mantenimiento, ajustes y acompañamiento posterior a la implementación).

A.2. Metodología del proyecto:

1. Pre-discovery y Discovery (1 a 10 sesiones): levantamiento de necesidades y elaboración del documento de Discovery, firmado por ambas Partes en la reunión de kick off mediante la app de firma.
2. Propuesta y orden de venta: cotización por producto y mezcla de servicios; el CLIENTE firma la orden de venta y se emite la factura inicial.
3. Kick off y hand off: el Project Manager entrega el proyecto al Implementador e inicia la etapa de ejecución.
4. Ejecución: reuniones de trabajo documentadas en el proyecto compartido, con diario de proyecto y tareas (action items) actualizados.
5. Pruebas: todo proyecto incluye horas de prueba (verificación numérica por el implementador y validación por el Project Manager), salvo que el CLIENTE realice dichas pruebas.
6. Capacitación: del implementador al Project Manager y de este al equipo del CLIENTE.
7. Entrega: correo de entrega con resumen del proyecto, Gantt completo, tabla de entregables por tarea y estados financieros del último periodo cuando aplique.

A.3. Facturación de la implementación: el fee total podrá dividirse entre el número de meses que dure el proyecto. Con la primera factura, GOODMAN remitirá su Cámara de Comercio, RUT y certificado de cuenta bancaria.

A.4. Agente de IA del proyecto: durante dos (2) meses posteriores a la entrega se habilita, sin costo, un agente de IA actualizado con la información del proyecto. Transcurrido ese periodo, mantenerlo actualizado tendrá un costo de USD 50 por mes para el CLIENTE.

A.5. Alcance tecnológico: los trabajos se ejecutan sobre las tecnologías publicadas por GOODMAN. Cualquier desarrollo por fuera de dichas tecnologías se evaluará como Alcance Adicional y podrá requerir horas adicionales conforme a la Parte I.

B. Finanzas

Servicios financieros puntuales (one time) y outsourcing contable con Odoo.

B.0. Modelo de prestación del outsourcing contable y responsable profesional. En el servicio de outsourcing contable, GOODMAN actúa como operador y cara visible del servicio: estructura y automatiza el trabajo contable en Odoo, coordina el equipo, define la metodología y es el único punto de contacto del CLIENTE. La ejecución contable y la suscripción de los actos que la ley reserva al Contador Público —en particular la preparación y firma de los estados financieros y la firma de las declaraciones tributarias que deban ser suscritas por Contador Público conforme a la Ley 43 de 1990 y demás normas aplicables— están a cargo de un Contador Público con tarjeta profesional vigente, propio o aliado subcontratado por GOODMAN para tal fin, quien asume la responsabilidad profesional y disciplinaria correspondiente. Este esquema no altera la relación contractual única entre GOODMAN y el CLIENTE, quien lo acepta expresamente. Por mandato legal (incompatibilidad entre la teneduría de libros y la revisoría fiscal, Ley 43 de 1990), GOODMAN no presta de forma simultánea, sobre un mismo CLIENTE y con el mismo equipo, los servicios de contabilidad y de revisoría fiscal; cuando el CLIENTE requiera revisoría fiscal, esta se contratará de manera independiente. La información contable es propiedad del CLIENTE y permanece en su instancia de Odoo; la confidencialidad y el tratamiento de datos se rigen por el numeral 17 y por la normativa de protección de datos aplicable.

B.1. Servicios one time: formalización de empresa; obtención de certificado digital para facturación electrónica (genera un costo por separado); diagnóstico de auditoría; hora de consultoría/capacitación financiera y tributaria (atendida mediante tickets conforme al numeral 13 cuando se contrate por paquetes de horas).

B.2. Outsourcing contable (recurrente): solución contable integral que prioriza la automatización de los procesos contables mediante Odoo, dirigida a empresas que han adoptado Odoo como sistema operativo principal.

B.3. Requisitos de admisión: ventas mínimas de COP 200 millones anuales; operación 100% en Odoo (o estrategia de migrar 100% a Odoo) a nivel contable, nómina, ventas, compras e inventarios; estructura de facturación que reporte el 100% de las ventas a la DIAN.

B.4. Equipo y dedicación: contador profesional con especialización fiscal y dominio de Odoo; Project Manager especialista en Odoo con conocimiento financiero; asistente contable opcional. Límite de 20 horas de trabajo por mes, gestionadas por el Project Manager. Horario de atención: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.

B.5. Incluye: preparación de estados financieros actualizados y firmados; conexión de Odoo con la DIAN (incluida en Odoo, duración estimada 1 mes): factura electrónica de venta, nota crédito y documento soporte; actualizaciones masivas de información cada 15 días a partir de las fuentes del CLIENTE.

B.6. No incluye: pago de nómina (depende del número de personas y se cobra aparte; las reglas salariales solo se crean si se contrata el pago de nómina, en cuyo caso quedan incluidas); auxiliar contable (el registro contable cotidiano en Odoo debe realizarlo el CLIENTE, salvo contratación adicional); conexión de Odoo con la DIAN mediante módulos de terceros (actualización de facturas de proveedores y módulo de nómina electrónica, este último incluido solo si se contrata el pago de nómina con GOODMAN).

B.7. Metodología mensual: Descubrimiento (primeros diez días del mes para recopilar información y elaborar el documento de descubrimiento); Ejecución (aproximadamente el 80% del tiempo del periodo); Entrega (presentación de resultados; la primera semana del mes siguiente se realiza la reunión de revisión y planeación).

B.8. Responsabilidad por sanciones: GOODMAN asumirá las sanciones de la DIAN derivadas de pagos no efectuados oportunamente, cálculos tardíos de impuestos o errores en la presentación que sean imputables a GOODMAN. No cubre sanciones originadas en información incompleta, inexacta o entregada fuera de plazo por el CLIENTE, ni en incumplimientos de los requisitos del numeral B.3.

B.9. Herramientas del servicio. El servicio opera sobre: (i) el Portal web de Goodman (www.goodman.com.co), donde el CLIENTE realiza el seguimiento del proyecto, consulta el Gantt compartido, aprueba entregables, solicita cambios sobre tareas y mantiene comunicación con el contador y el Project Manager; (ii) el Odoo del CLIENTE, donde se lleva la contabilidad y el contador opera las aplicaciones de Contabilidad, Ventas, Compras e Inventario; y (iii) un Grupo de WhatsApp para la comunicación cotidiana, el envío de documentos de respaldo y la coordinación general (canal operativo, no formal conforme al numeral 11).

B.10. Objetivos del servicio. El outsourcing contable busca: optimizar el pago de impuestos conforme a la realidad de la empresa; emitir estados financieros actualizados y firmados cada mes; evitar sanciones de la DIAN y requerimientos de otras entidades de control; y mantener un Odoo contablemente al día y conectado con la operación (ventas, compras, inventario e impuestos en un solo sistema).

B.11. Cálculo de nómina por empleado (recurrente): GOODMAN calcula y elabora la nómina de cada colaborador del CLIENTE a partir de las novedades registradas en el Odoo del CLIENTE. La tarifa se cobra por empleado y por período liquidado. Los tiempos de liquidación dependen del esquema de pago del CLIENTE: si la nómina es quincenal, se realizan dos liquidaciones al mes; si es mensual, una liquidación al mes. La capacitación asociada es un servicio independiente que se cotiza y factura aparte (por hora) y no está incluida en el valor por empleado. El soporte se atiende mediante solicitudes vía tickets en el Portal de Goodman conforme al numeral 13.

B.12. Módulo "Nomina Colombia Odoo" (token anual): licencia de uso del módulo que instala las reglas de nómina colombiana y los documentos asociados (RADIAN, información exógena / medios magnéticos y documento soporte) dentro del Odoo del CLIENTE. Se cobra mediante un token anual. Al adquirir el módulo, el CLIENTE queda autónomo para liquidar su propia nómina dentro de su Odoo. El token anual incluye soporte sobre el código del módulo, atendido mediante solicitudes vía tickets en el Portal de Goodman conforme al numeral 13. La capacitación es un servicio aparte (dos horas, cada una cotizada de forma independiente). La actualización del módulo por cambios normativos que exceda el soporte incluido podrá evaluarse como Alcance Adicional conforme a la Parte I.

B.13. Límite de alcance — dispersión bancaria: GOODMAN no presta el servicio de dispersión ni de desembolso bancario de la nómina. Su operación se limita al ecosistema Odoo: dejar la nómina liquidada y la información de pago disponible en el Odoo del CLIENTE. La generación del pago y su desembolso a las cuentas de los colaboradores los realiza directamente el CLIENTE a través de su entidad bancaria, bajo su exclusiva responsabilidad.

B.14. Límite de alcance — PILA: GOODMAN no presta el servicio de generación, liquidación ni pago de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Su operación se limita al ecosistema Odoo. La elaboración y el pago de la PILA ante el operador y las entidades de seguridad social y parafiscales son responsabilidad del CLIENTE, quien debe disponer los fondos oportunamente.

C. IA (Inteligencia Artificial)

Setup y workflows de agentes, mensualidad de conectores y calibración constante de agentes.

C.1. Servicios one time (setup): diseño e implementación de agentes de IA dentro del entorno Odoo (Agente Web, Agente de WhatsApp y Agente de Publicaciones) y construcción de los flujos de trabajo (workflows) y reglas de operación de cada agente.

C.2. Servicios recurrentes (mensualidad): conectores (mensualidad por el mantenimiento y disponibilidad de los conectores que integran los agentes con Odoo y demás plataformas); consumo de tokens (el cómputo de los modelos de IA se factura según el uso, de forma independiente al setup y a la mensualidad de conectores); calibración constante (ajuste, supervisión y mejora continua de los agentes para sostener su desempeño en el tiempo).

C.3. Condiciones particulares: el desempeño de los agentes depende de la calidad y disponibilidad de la información y de las plataformas de terceros que se integren. GOODMAN no garantiza resultados específicos de los modelos de IA ni la disponibilidad ininterrumpida de servicios de terceros (proveedores de modelos, mensajería o conectividad). La propiedad sobre agentes, flujos y configuraciones se rige por el numeral 17.

D. Growth

Consultoría comercial, creación de landing pages y páginas web en Odoo, y servicio mensual de agencia digital de growth.

D.1. Servicios one time (setup): consultoría comercial (acompañamiento en estrategia comercial y estructuración de procesos de venta) y creación de páginas web y landing pages de alta conversión sobre Odoo.

D.2. Servicio recurrente — Agencia digital de growth: gestión mensual de pauta y publicaciones (marketing social) y operación continua de las acciones de crecimiento digital acordadas con el CLIENTE.

D.3. Condiciones particulares: los resultados de las acciones de marketing y crecimiento dependen de factores de mercado, presupuesto de pauta y plataformas de terceros, por lo que GOODMAN no garantiza métricas específicas de conversión, alcance o ventas. El presupuesto de pauta es asumido por el CLIENTE y es independiente del fee de servicio de la agencia.

E. Talent

Cursos, certificaciones y capacitaciones; y outsourcing de personal entrenado en IA + Odoo.

E.1. Formación (one time): cursos de capacitación, certificaciones y programas de entrenamiento en Odoo e IA.

E.2. Outsourcing de personal (recurrente): outsourcing de personal entrenado en IA + Odoo (contadores, implementadores y perfiles afines), así como esquemas de Fractional CFO/CTO Odoo.

E.3. Condiciones particulares: el personal dispuesto por GOODMAN mantiene independencia laboral conforme al numeral 23, sin generar vínculo laboral ni subordinación con el CLIENTE. La contratación o vinculación directa de dicho personal por fuera de GOODMAN se rige por el numeral 19. Las certificaciones se otorgan al participante que cumpla los requisitos de cada programa.

Parte III — Relación con Prestadores del Servicio (Consultores)

Reglas aplicables a los consultores y demás proveedores de servicios profesionales de Goodman.

Esta Parte regula la relación entre GOODMAN y las personas naturales o jurídicas que le prestan servicios profesionales de manera independiente —consultores, implementadores, contadores, project managers, desarrolladores y perfiles afines—, en adelante el "PRESTADOR" o "CONSULTOR". Rige de manera conjunta con la orden de compra, acuerdo de servicios u oferta mercantil aceptada entre GOODMAN y el PRESTADOR, y prevalece sobre cualquier entendimiento verbal. La aceptación de una asignación de tareas, el registro de horas en la Plataforma o la presentación de una factura o cuenta de cobro constituyen aceptación plena de esta Parte III.

III.1. Naturaleza de la relación

III.1.1. La relación entre GOODMAN y el PRESTADOR es de carácter comercial, de prestación de servicios profesionales independientes. No genera contrato de trabajo, subordinación, exclusividad ni derecho a prestaciones sociales, y el PRESTADOR ejecuta los servicios con autonomía técnica y administrativa, con sus propios medios y bajo su propio riesgo. III.1.2. El PRESTADOR es responsable de sus obligaciones tributarias y de su afiliación y aportes al sistema de seguridad social como trabajador independiente, conforme a la ley colombiana. Cuando la ley lo exija, la acreditación del pago de aportes será requisito para el trámite de sus pagos.

III.2. Uso obligatorio de la Plataforma y registro de horas

III.2.1. Todo trabajo del PRESTADOR se ejecuta mediante tareas asignadas en la Plataforma, único canal válido para asignar trabajo, registrar horas, cargar entregables y dejar evidencia. III.2.2. Solo son computables las horas registradas oportunamente en la Plataforma, asociadas a tareas asignadas al PRESTADOR y soportadas con su entregable y documentación conforme al numeral 12. III.2.3. Las horas no registradas, registradas extemporáneamente sin justificación o ejecutadas sobre tareas no asignadas no serán computables ni pagaderas.

III.3. Validación de horas por el Project Manager

III.3.1. Las horas registradas solo adquieren la condición de "Horas Validadas" cuando el Project Manager del proyecto las aprueba expresamente en la Plataforma, verificando: (a) que la tarea se ejecutó dentro del alcance definido; (b) que el entregable fue cargado con su documentación y video explicativo; (c) que la calidad del entregable es conforme; (d) que existe correspondencia razonable entre las horas reportadas y el trabajo realizado; y (e) que el CLIENTE haya dado su visto bueno (ok) a la tarea a través de la página web de Goodman (la Plataforma), de manera expresa o tácita conforme al numeral III.3.2. III.3.2. Aceptación tácita del CLIENTE. Cargado el entregable de una tarea y notificado el CLIENTE, si este no da su ok ni solicita cambios a través de la Plataforma dentro de los ocho (8) días calendario siguientes, la tarea se entenderá aceptada por el CLIENTE para todos los efectos de esta Parte III, en concordancia con el numeral 12, quedando cumplida la condición del literal (e) del numeral III.3.1. III.3.3. El Project Manager podrá rechazar u observar horas o entregables, caso en el cual el PRESTADOR deberá realizar los ajustes requeridos dentro del alcance de la tarea, sin que ello genere horas adicionales a su favor; en tal caso, el plazo del numeral III.3.2 se reinicia con la carga del entregable ajustado. III.3.4. Las horas no validadas por el Project Manager no serán pagaderas bajo ninguna circunstancia.

III.4. Condición esencial de pago: recaudo efectivo del pago del CLIENTE

III.4.1. Doble condición. El pago de las horas del PRESTADOR está sujeto al cumplimiento acumulativo de dos condiciones: (a) que las horas hayan sido validadas por el Project Manager conforme al numeral III.3; y (b) que GOODMAN haya recibido efectivamente del CLIENTE el pago correspondiente a dichas horas.

III.4.2. Pago atado al pago del CLIENTE. El PRESTADOR reconoce y acepta expresamente que su remuneración está atada al pago del CLIENTE: el flujo con el que GOODMAN paga a sus prestadores proviene exclusivamente del recaudo de los proyectos, por lo que GOODMAN no está obligado ni puede hacerse cargo del pago al PRESTADOR con recursos propios respecto de horas cuyo recaudo no se haya producido. La ausencia de recaudo del CLIENTE suspende la exigibilidad del pago al PRESTADOR sin que ello constituya mora ni incumplimiento de GOODMAN.

III.4.3. Obligaciones de GOODMAN frente al recaudo. Sin perjuicio de lo anterior, GOODMAN se obliga a: (a) facturar oportunamente al CLIENTE las horas ejecutadas; (b) gestionar el cobro con diligencia, incluyendo la suspensión del servicio por mora conforme al numeral 16; y (c) informar al PRESTADOR, cuando este lo solicite, el estado de las horas validadas pendientes de recaudo.

III.4.4. Recaudo parcial. Si el CLIENTE paga parcialmente, GOODMAN pagará al PRESTADOR a prorrata de lo efectivamente recaudado sobre sus horas validadas, y el saldo quedará pendiente hasta el recaudo restante.

III.4.5. Horas en cartera. Las horas validadas pendientes de recaudo permanecen en cartera y se pagarán en el ciclo de pago siguiente a aquel en que se produzca el recaudo. Si, agotada la gestión de cobro, el recaudo resulta definitivamente fallido, GOODMAN y el PRESTADOR evaluarán de buena fe mecanismos alternativos, tales como la cesión al PRESTADOR de los derechos de cobro frente al CLIENTE a prorrata de sus horas.

III.5. Ciclo mensual de pagos

III.5.1. GOODMAN realiza los pagos a sus prestadores una (1) vez al mes, el último día hábil de cada mes. III.5.2. En cada ciclo se pagan exclusivamente las horas que, a la fecha de corte comunicada por GOODMAN, cumplan las dos condiciones del numeral III.4.1 (validadas y recaudadas). Las horas que cumplan las condiciones con posterioridad al corte se pagarán en el ciclo siguiente. III.5.3. Antes de cada pago, GOODMAN pondrá a disposición del PRESTADOR la relación de horas a pagar del ciclo, base para su facturación.

III.6. Facturación del PRESTADOR

III.6.1. El PRESTADOR emitirá su factura electrónica o cuenta de cobro, según su régimen, con base en la relación de horas confirmada por GOODMAN para el ciclo, siendo este documento requisito para el desembolso. III.6.2. Los pagos estarán sujetos a las retenciones y deducciones de ley. III.6.3. La factura o cuenta de cobro radicada después del corte del ciclo se tramitará en el ciclo siguiente.

III.7. Tarifas del PRESTADOR

La tarifa hora del PRESTADOR es la acordada en la orden de compra o acuerdo de servicios correspondiente. No aplica ajuste automático alguno salvo pacto expreso, y sus revisiones se acordarán por escrito conforme a las políticas internas de GOODMAN.

III.8. Confidencialidad e información de clientes

El numeral 17 (confidencialidad, NDA y tratamiento de datos) aplica íntegramente al PRESTADOR respecto de la información de GOODMAN y de sus clientes. El PRESTADOR no podrá usar, extraer ni aprovechar información de los clientes de GOODMAN para fines distintos de la ejecución de las tareas asignadas.

III.9. Propiedad intelectual

Los entregables, desarrollos, configuraciones y documentación producidos por el PRESTADOR en ejecución de tareas asignadas por GOODMAN se entienden cedidos a GOODMAN desde su creación, quedando comprendidos en el régimen del numeral 18 frente al CLIENTE. El know-how, las herramientas y las metodologías preexistentes del PRESTADOR permanecen de su propiedad, entendiéndose otorgada a GOODMAN y al CLIENTE la licencia de uso necesaria para aprovechar los entregables.

III.10. No captación de clientes de GOODMAN

El PRESTADOR se obliga a no contratar, directa o indirectamente, por sí o por interpuesta persona, con los clientes de GOODMAN con los que haya tenido contacto en ejecución de sus tareas, durante la vigencia de la relación y por doce (12) meses contados desde su terminación, salvo autorización expresa, previa y escrita de GOODMAN. El incumplimiento dará lugar a la indemnización de los perjuicios causados y demostrados.

III.11. Terminación de la relación con el PRESTADOR

Cualquiera de las partes podrá terminar la relación con preaviso escrito de quince (15) días calendario, sin lugar a indemnización. A la terminación: (a) el PRESTADOR entregará el estado de sus tareas y la documentación pendiente en la Plataforma; (b) se pagarán las horas validadas y recaudadas conforme al ciclo del numeral III.5; y (c) las horas validadas pendientes de recaudo se pagarán en el ciclo siguiente a aquel en que se produzca el recaudo, conforme al numeral III.4.

III.12. Régimen especial de la Firma Contable aliada (contabilidad automatizada en Odoo)

III.12.1. Ámbito. Este régimen especial aplica cuando el PRESTADOR es una firma contable o un Contador Público independiente (la «FIRMA CONTABLE») que ejecuta, por cuenta de GOODMAN, el servicio de outsourcing contable descrito en el numeral B.0 y en la Parte II.B, incluyendo la preparación y firma de estados financieros y la firma de las declaraciones tributarias que la ley reserva al Contador Público (Ley 43 de 1990). Complementa —sin sustituir— las demás disposiciones de esta Parte III, en particular la validación del trabajo (III.3), la condición de pago atada al recaudo (III.4) y la terminación (III.11).

III.12.2. Modelo operativo en Odoo y triple sincronización. El avance de la contabilidad se lleva de forma primaria en el Odoo de GOODMAN, donde quedan el registro, la documentación y la evidencia del trabajo. La FIRMA CONTABLE se obliga a operar de modo que la información contable quede sincronizada, mediante un conector de bases de datos (Floox o el equivalente que GOODMAN autorice), entre tres instancias: (i) el Odoo de GOODMAN, (ii) el Odoo de la FIRMA CONTABLE y (iii) el Odoo del CLIENTE. La sincronización busca que la misma información contable resida y se mantenga actualizada en las tres instancias, garantizando trazabilidad, continuidad y respaldo. La instancia de GOODMAN es la fuente primaria de verdad para efectos de seguimiento y validación.

III.12.3. Herramientas obligatorias del servicio. El servicio está diseñado como una contabilidad casi automática. La FIRMA CONTABLE se obliga a contar con —y a trabajar en— las herramientas necesarias para prestarlo conforme a ese diseño, en particular: (a) Odoo como sistema contable y operativo; (b) la conexión de Odoo con la DIAN para los documentos electrónicos (factura electrónica de venta, notas crédito y débito, documento soporte y, cuando aplique, nómina electrónica); (c) Cifrato, para la captura, digitalización y gestión documental; y (d) Jorels, como proveedor tecnológico para la emisión y validación de documentos electrónicos ante la DIAN. GOODMAN podrá actualizar o sustituir estas herramientas por otras equivalentes, informándolo a la FIRMA CONTABLE. Salvo pacto en contrario, las licencias o suscripciones que la FIRMA CONTABLE requiera para operar corren por su cuenta.

III.12.4. Documentación, respaldo y entregables. Todo el trabajo se documenta y se respalda. Constituyen entregables obligatorios de la FIRMA CONTABLE, adicionales a los previstos en el numeral 12 y en el III.3: (a) videos grabados que expliquen y evidencien cada entrega o proceso relevante; (b) minutas de las reuniones, tanto grabadas como transcritas; y (c) los soportes contables y tributarios correspondientes. Estos entregables se cargan y se conservan en el Odoo de GOODMAN y son condición para la validación del trabajo conforme al III.3.

III.12.5. Remuneración: porcentaje sobre el pago del CLIENTE. Como excepción al esquema de tarifa por hora del III.7, la remuneración de la FIRMA CONTABLE se pacta como un porcentaje (%) sobre el valor efectivamente pagado por el CLIENTE por el servicio contable, según el porcentaje acordado en el contrato o anexo comercial. Dicho porcentaje se causa y se hace exigible únicamente después de que GOODMAN haya recibido efectivamente el pago del CLIENTE, en aplicación de la condición esencial de pago y del riesgo compartido del III.4. En caso de recaudo parcial, el porcentaje se liquida a prorrata de lo efectivamente recaudado (III.4.4). La FIRMA CONTABLE acepta expresamente que no habrá lugar a pago alguno sobre valores no recaudados por GOODMAN.

III.12.6. Responsabilidad profesional e independencia. La FIRMA CONTABLE asume la responsabilidad profesional y disciplinaria de los actos reservados al Contador Público que suscriba (estados financieros y declaraciones), con tarjeta profesional vigente, conforme a la Ley 43 de 1990. Se mantiene la incompatibilidad legal entre la teneduría de libros y la revisoría fiscal: la FIRMA CONTABLE no prestará simultáneamente ambos servicios sobre un mismo CLIENTE con el mismo equipo. La relación es de servicios profesionales independientes (III.1), sin vínculo laboral ni subordinación.

III.12.7. Continuidad, datos y terminación. La información contable es propiedad del CLIENTE y permanece en su instancia de Odoo; la triple sincronización busca asegurar continuidad y respaldo. A la terminación de la relación (III.11), la FIRMA CONTABLE dejará la contabilidad al día hasta la fecha de corte, entregará ordenadamente la información y colaborará en el empalme, conservando los deberes de confidencialidad (III.8 y numeral 16).